combinación de correspondencia
La
combinación de correspondencia es una herramienta de Microsoft Word y sirve
para enviar un archivo o documento a una serie de personas con la misma
información pero con un destinatario diferente; Se explica por pasos a
continuación: Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1.
Inicie Word. Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo
abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.
2.
En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.
El primer paso en el proceso de combinar
correspondencia implica dos selecciones. En primer lugar, elige el tipo de documento
en el que desea combinar la información. A continuación, elige el documento principal
que desea utilizar. El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una
pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido,
haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.
Para combinar información exclusiva en su
documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos
en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos
los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea
usar. En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se
conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información
exclusiva que desea combinar en su documento.
Si la información de la lista de contactos
de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo
de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo
electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de
Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos. Si dispone de una
hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft
Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en
Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el
archivo. Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una
lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista
se guarda como un archivo de base de datos de direcciones (.mdb) que se puede reutilizar.
Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga
que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de
datos en el documento principal. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea
utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto
de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la
lista.
Siga uno de estos procedimientos: Para ordenar los registros en una columna
en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna. Para
filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que
contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic
en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el
valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen
información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que
contienen información. Tras conectar el documento principal con un archivo de
datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la
información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para
asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que
se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar
campos. Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la
información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic
en los hipervínculos en el panel de tareas. Los campos son marcadores que el usuario
inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca
información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de
direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto
a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta
con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen
en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».
Si en
el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de
saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración
muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea
de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de
saludo se utiliza para realizar selecciones. Si Word no puede hacer coincidir
un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas
de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar
a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo
Asignar campos. Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la
izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word
busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word
automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos.
Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de
datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección
1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de
datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna
Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con
Dirección
2.
No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no
presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está
creando. Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para
obtener una obtener una vista previa de los resultados de la combinación.
Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación. Puede
obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes
de completar del todo la combinación.
Para obtener una vista previa, siga uno de
estos procedimientos:
- Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.
- Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.
- Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando.
- Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.
- Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.
Cuando esté
satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en la
parte inferior del panel de tareas. Ahora todo depende del tipo de documento
que esté creando. Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas
individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único
archivo, con una carta por página.
Independientemente del tipo de documento que
esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los documentos o
únicamente un subconjunto de los mismos. Ahora has logrado crear una
combinación de correspondencia.
